Digitaler Arbeitsplatz – Einführung und Tools

Arbeitsplatz der Zukunft

In den Zeiten von dem Corona Virus # covid_19 sind die Aufrufe von #stay_at_home kritisch und äußerst wichtig. Jedoch stellt sich die Frage: Wie wird jetzt gearbeitet und wie kann die Wirtschaft weiter gehen oder zumindest keinen erheblichen Rückgang erleben? Hier bei Vision Nomads versuchen wir, Ihnen einige Gedanken und Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die zeigen, wie die Digitalisierung weitere Unterstützung bieten kann:

home office

Tools für die digitale Arbeit:

Kommunikation

1. Slack
Slack ist ein Kommunikationstool um Emails zu ersetzen. Der Chatroom bietet nicht nur die Möglichkeit Gespräche zu sortieren sondern auch die Integration in eine Vielzahl von Diensten, die Unternehmen wahrscheinlich bereits nutzen – von Dropbox und Google Drive bis hin zu Salesforce und Zoom. 
Kosten: kostenlose version für kleine Teams,  Standard 6,25€, Plus 11,75€ pro Monat

2. Teamviewer
Teamviewer ist konzipiert worden für die Fernarbeit. Es ermöglicht es den Bildschirm zu teilen oder sogar den zugriff darauf zu erlauben. Besonders die Probleme die man selbst nicht lösen kann, vereinfachen das Arbeit von zuhause aus ungemein. Es ermöglicht aber auch Online-Besprechungen, Webkonferenzen und Dateiübertragung zwischen Computern.
Kosten: single user 27,90€, multi user 57,90€, teams 124,90€ pro Monat

3. Zoom
Zoom ermöglicht Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern. Die Teilnehmer können persönlich, per Webcam oder Videokonferenzkamera oder per Telefon an der Besprechung teilnehmen. Sehr praktisch ist die Möglichkeit Zoom mit Slack synchronisieren.
Kosten: kostenlose version mit 40 Minuten Anruf , pro 13,99€, business 18,99€ pro Monat

4. EXPERTE.de Online Meeting
Das Online Meeting Tool von Experte.de basiert auf einer bekannten Open-Source-Software und wird in Deutschland gehostet. Dadurch ist weder eine Anmeldung, noch ein Download nötig. Der große Vorteil hierbei ist, dass keine personenbezogenen Daten gespeichert werden müssen. Die kostenlose Nutzung erfolgt somit ganz Anonym.
Kosten: kostenlos

5. Cloud / lokaler Chat Server / Jitsi
Wir können Sie bei der Entwicklung oder Installation eines Chat-Servers zur Verwendung in Ihrer eigenen Infrastruktur unterstützen. Wir können Sie zudem auch bei der Implementierung und Bereitstellung von Tools für die Zusammenarbeit bei der Videokonferenz, mithilfe von der jitsi Open Source-Software unterstützen.

Management

6. Trello
Trello ist ein Tool um Aufgaben zu verwalten. Mithilfe von Tafeln, Listen und Karten können Sie Ihre Projekte flexibel und benutzerfreundlich organisieren und priorisieren. Besonders praktisch sind die Checklisten und Fristen die für einen Überblick sorgen. 
Kosten: kostenlose version mit 10 Boards, Business 9,99€, Enterprise 20,83€ pro Monat

7. Asana
Asana ist ein tolles Tool für die Projektarbeit. Manager können Asana so ziemlich so einrichten, wie sie möchten, und es als Aufgabenzuweisungstool verwenden, z. B. als Projektzuordnung oder als laufendes Protokoll der Unternehmensaktivitäten. Zudem lässt sich eine Verbindung zu einer Vielzahl von Onlinediensten herstellen, z. B. Adobe Creative Cloud, Slack, Microsoft Office 365, Google Mail herstellen.
Kosten: kostenlose version für kleine teams, premium 10,99€, business 24,99€ pro Monat

8. Jira
Jira ist eine Plattform zur Problemverfolgung, die von Entwicklungs- und technischen Supportteams verwendet wird, um mehr Arbeit schneller zu erledigen. Es ermöglicht Benutzern, die Software zu planen, den Erstellungsprozess zu verfolgen und zu priorisieren, zu veröffentlichen und Berichte über alle Schritte des Projekts zu erhalten.
Kosten: kostenlose version für 10 Benutzer, standard 7€, premium 14€ pro Monat

9. Open Project
Wir können Open Project für Ihr Unternehmen als Softwarelösung einrichten, um Aufgaben zwischen verschiedenen Mitgliedern vor Ort oder auf Ihrem eigenen Server zu verwalten. Die kostenlose Version bietet viele nützliche Funktionen und ist gut für kleine und mittlere Unternehmen. Zusätzliche Funktionen können Sie bei Bedarf direkt bei Open Project erwerben.

Datenlagerung

10. Google Drive
Google Drive ist für die Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und mehr. Anmelden kann man sich ganz einfach mit seinem Google Konto. Auch Ordnerstrukturen lassen sich hier sehr gut anlegen und Projekten zuordnen. Alle Inhalte von Google Drive können ganz einfach als Freigabe Link an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Diese können Dokumente auch direkt bearbeiten und nutzen.
Kosten: kostenlos

11. Dropbox
Dropbox ist ein Cloud Speicherdienst und eignet sich für die das Bereitstellen von größeren Datenmengen innerhalb eines Unternehmens. Man hat somit von überall aus Zugriff auf die Dateien und benötigt hierfür nur seinen Zugang. Es gibt auch eine tiefe Integration mit Tools wie Slack und Zoom.
Kosten: 30 Tage kostenlos, standard 10€, advanced 15€ pro Monat

12. Box
Box ist eine cloud basierte Möglichkeit um Daten zu sichern. Es verfügt über hohe Sicherheitsstandards, die auch sensible Daten schützen. Es hat eine besonders einfache Bedienoberfläche.  Eine sehr praktische Funktion stellt der tägliche Aktivitätenbericht per Mail dar. So bleibt man immer auf dem Laufenden.
Kosten: starter 4,50€, business 13,50€, business plus 22,50€ pro Monat

13. Cloud / Lokaler-Dateiserver
Wir richten einen Dateiserver ein, der die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern mit GDPR-Sicherheitsstandards gegen eine einmalige Gebühr unterstützt.

Anleitung und Empfehlung, um produktiv zu bleiben:

  • Arbeitsplatz einrichten
    Bevor Sie starten sorgen Sie für eine gesunde Körperhaltung an ihrem Arbeitsplatz. Wenn Sie nicht die Möglichkeit haben auf einem ergonomischen Stuhl zu sitzen, helfen Sie sich mit Kissen oder stehen Sie regelmäßig auf um sich zu bewegen. Schaffen Sie angenehmes licht. Licht steuert unseren Biorhythmus, versuchen Sie daher ausreichend Sonnenlicht an ihren Arbeitsplatz zu bekommen oder kaufen Sie sich neue Glühbirnen, die dabei helfen das natürliche Tageslicht zu imitieren. Achten Sie auf die Sauberkeit an ihrem Arbeitsplatz. Besonders Zuhause passiert es schnell, dass vieles liegen bleibt und ihr Arbeitsplatz chaotisch wird. Schaffen Sie die Bedingungen die sie auch im Büro hätten. Räumen Sie so auf als könnte jeden Moment ihr Chef vorbei kommen. Schaffen Sie einen ruhigen Ort für sich. Teilen Sie Mitbewohnern oder Familienmitgliedern mit, dass sie in einer bestimmten Zeit nicht ansprechbar sind oder besorgen Sie sich gute Kopfhörer oder Oropax.  

  • Sicherheit am Arbeitsplatz
    Erkundigen Sie sich bei Ihrem Arbeitgeber nach den Sicherheitsgrundsätzen, die Sie einhalten müssen. Sichern Sie Ihren Arbeitscomputer mit einem guten Passwort. Ein Passwort-Manager und ein Passwort-Generator werden empfohlen. Trennen Sie  persönliche und berufliche Aktivitäten am Computer. Verwenden Sie den Computer nach Möglichkeit nicht für private Zwecke. Suchen Sie nach Kommunikationsoptionen, die wie Telegramm verschlüsselt sind. Achten Sie auf Phishing-Mails und fragen Sie Ihren E-Mail-Anbieter, welche Sicherheitsmaßnahmen verfügbar sind. Wenn Sie noch keine sichere und skalierbare VPN-Infrastruktur haben, informieren Sie sich darüber.
fernarbeit
  • Routinen einführen 
    Beginnen Sie den Tag mit einer Aufgabenliste. Was ist zu tun, woher bekomme ich meine Informationen und wer arbeitet mit mir an dieser Aufgabe? Erstellen Sie eine Liste mit Tools wie Trello, mit denen Sie Aufgaben planen und zuweisen können. Koordinieren Sie diese mit Kollegen und vereinbaren Sie Termine für Besprechungen. Sie können Dokumente über  Google Drive freigeben und mit allen Beteiligten teilen, sodass über die Kommentarfunktion schnell Feedback gegeben werden kann.

  • Einsamkeit vermeiden
    Stärken Sie Ihre Bindung zu Ihren Kollegen durch private Interessen. Sprechen Sie nicht nur über die Arbeit, sondern suchen Sie nach Gemeinsamkeiten. Interagieren Sie beispielsweise über soziale Medien, planen Sie feste Zeiten für Besprechungen und verbringen Sie eine Kaffeepause mit Ihren Kollegen, so wie Sie es im Büro tun würden.

So arbeiten wir

09:00-10:00
Arbeitsbeginn
Wir bei Vision Nomads haben flexible Arbeitszeiten. Jedoch haben wir festgelegt, dass alle spätestens um 10 Uhr mit der Arbeit beginnen. Wir starten den Tag mit der Überprüfung der Aufgaben in Trello und planen den Tag, teilen ihn in Stunden ein. Morgens halten wir ein kurzes 15- minütiges Meeting um die kommenden Aufgaben des Tages zu besprechen und uns ein Update zu geben was bereits am Vortag erledigt wurde. Anschließend beantworten wir die Fragen und geben Feedback an unsere Kollegen.

11:00-16:00
Jeder arbeitet an seinen eigenen Aufgaben. Wir tauschen Ideen über Kommentare zu Trello oder Online-Dokumenten aus. Wenn eine Klarstellung erforderlich ist, können wir über Zoom oder unseren Gruppenchat in Telegramm eine kurze Telefonkonferenz abhalten. Wir sind immer verfügbar, um Fragen schnell zu beantworten.

17:00-19:00
Beenden der letzten Aufgaben und Überprüfung der Aufgabenliste die wir am Morgen erstellt haben. Jeder Einzelne soll überprüfen wie produktiv er heute war, und entscheiden , wie er am nächsten Tag beginnen wird. Es kommt oft vor, dass eine neue Routine nicht sofort funktioniert. Deshalb wenden wir einen kontinuierlichen Verbesserungszyklus mit Transparenz und Vertrauen an.


Wir von Vision Nomads unterstützen Unternehmen gerne, indem wir Sie mit Tools beraten (Third party commercial, InHouse and open Source) , die Ihren Anwendungsfall unterstützen (Cloud oder lokal). Sowie Remote-Arbeitskonfigurationen wie VPN für lokale Netzwerke einrichten und Mitarbeiter aus der Ferne darin schulen, wie sie eine gute Produktivität erreichen können. Wir helfen außerdem dabei Lösungen zu implementieren, mit der Unterstützung der neuen Remote-Geschäftsprozessmodelle, basierend auf Innovationen und ohne zusätzliche Logistik.

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